Zásady ochrany a zpracování osobních údajů

Zajištění informační povinnosti správce osobních údajů

Zásady ochrany a zpracování osobních údajů Admin P2P s.r.o. jsou účinné od 25. 5. 2018. Jsou vydány v souladu s Nařízením Evropského Parlamentu a Rady č. 2016/679, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů („nařízení“ nebo „GDPR“) za účelem zajištění informační povinnosti správce osobních údajů dle čl. 13 GDPR

Kategorie osobních údajů

Společností ADMIN P2P S.R.O. (jako správcem osobních údajů) může dojít za splnění níže uvedených podmínek ke zpracování následujících kategorií osobních údajů.

1. Osobní identifikační a adresní údaje:

   Takovými údaji jsou zejména titul, jméno a příjmení, adresa trvalého pobytu, adresa sídla nebo místa podnikání, název obchodní firmy, datum narození, rodné číslo, IČ, DIČ, fakturační adresa, čísla předložených identifikačních dokladů a jejich kopie (veškeré údaje, které nejsou potřebné pro uskutečnění kontraktu, jsou na kopiích dokladů začerněny), bankovní spojení, podpis. Zpracování osobních údajů odpovídá rozsahu nutnému pro uzavření a plnění smlouvy.

2. Kontaktní údaje:

   Takovými údaji jsou zejména kontaktní e-mail, telefonní číslo.

3. Ostatní údaje vypovídající o důvěryhodnosti, platební morálce a bonitě subjektu osobních údajů :

   Jsou to zejména údaje, které subjekt osobních údajů poskytne správci osobních údajů pro tyto účely na základě souhlasu, údaje dostupné z regulérně provozovaných registrů.

4. Provozní údaje:

   Jedná se o údaje zpracovávané zejména pro řešení případných sporů plynoucích z konkrétních kontraktů, údaje vznikající při přímé komunikaci související s administrací ze strany administrátora ADMIN P2P S.R.O., dále pak pro potřeby účtování a plnění zákonných povinností ADMIN P2P S.R.O.

5. Údaje zpracované na základě souhlasu subjektu údajů:

   Jedná se o zpracování osobních údajů, které není nezbytně nutné k plnění smlouvy, zákonných povinností správce či ochranu oprávněných zájmů ADMIN P2P S.R.O. Účelem jejich zpracování je zlepšení a zvýšení kvality administrace ze strany ADMIN P2P S.R.O. Tyto údaje jsou zpracovány jen v případě udělení souhlasu a mohou být zpracovány po dobu platnosti tohoto souhlasu. Udělení souhlasu je kdykoliv odvolatelné, a to písemnou formou.

Účely a právní důvody zpracování osobních údajů

Od účelu zpracování se odvíjí rozsah zpracovávaných údajů. Pro některé účely je možné zpracovávat údaje přímo na základě smlouvy nebo oprávněného zájmu ADMIN P2P S.R.O. či na základě zákona, a to vše bez souhlasu subjektu osobních údajů. Pro jiné účely může dojít ke zpracování osobních údajů pouze na základě souhlasu.

1. Zpracovávání z důvodu plnění smlouvy, plnění zákonných povinností a z důvodu oprávněných zájmů ADMIN P2P S.R.O.

   Poskytnutí osobních údajů nutných pro plnění smlouvy, plnění zákonných povinností ADMIN P2P S.R.O. a ochranu oprávněných zájmů ADMIN P2P S.R.O. je povinné. Bez poskytnutí osobních údajů k těmto účelům by nebylo možné provádět kontraktaci a poskytovat administraci. Zpracování z důvodu plnění smlouvy a plnění zákonných povinností nelze odmítnout.

   Jedná se zejména o tyto dílčí účely: plnění zákonných daňových povinností (plnění zákonných povinností), vyúčtování (plnění smlouvy), účely stanovené zvláštními zákony pro potřeby trestního řízení a pro naplnění povinnosti součinnosti s Policií České republiky a dalšími státními orgány (plnění zákonných povinností).

   Vyhodnocování platební morálky subjektu osobních údajů pro účely prevence vzniku pohledávek, které může mít vliv na rozhodování společnosti ADMIN P2P S.R.O. o podmínkách uzavírání dalších smluv s klientem.

   Dále pak vymáhání pohledávek a ostatní zákaznické spory (oprávněný zájem), zajištění důkazů pro případ nutnosti obhajoby práv společnosti ADMIN P2P S.R.O. (oprávněný zájem společnosti ADMIN P2P S.R.O.)

2. Zpracovávání údajů klientů ADMIN P2P S.R.O. se souhlasem:

   U klienta ADMIN P2P S.R.O. s jeho souhlasem zpracováváme některé údaje nad rámec nutný k plnění smlouvy a taktéž pro obchodní účely, a to primárně pro vytvoření vhodné nabídky služeb společnosti ADMIN P2P S.R.O. klientovi. Správce provádí pro oslovení klientů s vhodnými nabídkami pouze nezbytně nutné zpracování. Poskytnutí souhlasu je dobrovolné a kdykoli odvolatelné. Pokud subjekt údajů svůj souhlas odvolá, není tím dotčeno zpracování jeho osobních údajů ze strany ADMIN P2P S.R.O. pro jiné účely a na základě jiných právních titulů, v souladu s těmito zásadami ochrany a zpracování osobních údajů. Obchodní sdělení lze zasílat jednak na kontakty našich klientů z titulu oprávněného zájmu společnosti ADMIN P2P S.R.O., a to jen do doby vyslovení případného nesouhlasu klienta. Nebo na základě výslovného souhlasu se zpracováním osobních údajů pro obchodní účely. V zaslaných obchodních sděleních je odkaz na kontakt pro odmítnutí zasílání těchto sdělení.

Doby zpracování osobních údajů

Osobní údaje pro tyto činnosti jsou zpracovány v rozsahu nutném pro naplnění těchto činností a po dobu nutnou k jejich dosažení nebo po dobu přímo stanovenou právními předpisy. Poté jsou osobní údaje vymazány, likvidovány v řádných lhůtách.

U klientů ADMIN P2P S.R.O., je společnost ADMIN P2P S.R.O. oprávněna v případě, že mají splněny veškeré své závazky vůči ní, zpracovávat v databázi klientů jejich základní osobní, identifikační, adresní, kontaktní údaje i ostatní a provozní údaje po dobu 4 let ode dne ukončení poslední smlouvy se společností ADMIN P2P S.R.O.

Režim osobních údajů poskytnutých v rámci jednání, které nevedlo k uzavření smlouvy

V případě jednání mezi společností ADMIN P2P S.R.O. a potenciálním klientem o uzavření smlouvy, které nebylo zakončeno uzavřením smlouvy, je společnost ADMIN P2P S.R.O. oprávněna zpracovávat poskytnuté osobní údaje po dobu 3 měsíců od ukončení příslušného jednání.

Ostatní příjemci osobních údajů

Společnost ADMIN P2P S.R.O. při plnění svých závazků a povinností ze smluv využívá odborné služby jiných subjektů. Pokud tito dodavatelé zpracovávají osobní údaje předané od společnosti ADMIN P2P S.R.O., mají postavení zpracovatelů osobních údajů. Zpracovávají osobní údaje pouze v rámci pokynů udělených společností ADMIN P2P S.R.O. Jde zejména o vymáhání dlužných pohledávek, činnost advokátů, auditorů, správu IT systémů. Se všemi takovými subjekty uzavíráme smlouvu o zpracování osobních údajů, ve které má zpracovatel stanoveny povinnosti k ochraně a zabezpečení osobních údajů. Společnost ADMIN P2P S.R.O. v rámci plnění svých zákonných povinností předává osobní údaje správním orgánům a úřadům stanoveným platnou legislativou.

Způsoby zpracování osobních údajů

Společnost ADMIN P2P S.R.O. zpracovává osobní údaje ručně i automatizovaně a vede řádnou evidenci takových činností, při kterých dochází ke zpracování osobních údajů.

Informace o právech subjektů údajů

1. Právo na přístup k osobním údajům

   Dle čl. 15 GDPR bude mít subjekt údajů právo na přístup k osobním údajům, které zahrnuje jednak právo získat od společnosti ADMIN P2P S.R.O. potvrzení o zpracování osobních údajů, právo na informace o účelech zpracování, kategoriích osobních údajů, jež jsou zpracovávány. Dále pak o příjemcích, kterým jsou osobní údaje zpřístupňovány a o době zpracování. Dále má subjekt údajů právo požadovat od správce opravu nebo výmaz osobních údajů týkajících se subjektu údajů nebo omezení jejich zpracování nebo vznést námitku proti tomuto zpracování. Může si vyžádat kopii osobních údajů, přičemž v případě opakované žádosti bude společnost ADMIN P2P S.R.O. oprávněna za kopii osobních údajů účtovat přiměřený poplatek.

   Právo na potvrzení o zpracování osobních údajů, žádost o kopii osobních údajů a právo na informace lze uplatnit písemnou formou na adresu sídla společnosti ADMIN P2P S.R.O.

2. Právo na opravu nepřesných údajů

   Dle čl. 16 GDPR bude mít subjekt údajů právo na opravu nepřesných osobních údajů, které o něm bude společnost ADMIN P2P S.R.O. zpracovávat. Zákazník společnosti ADMIN P2P S.R.O., má rovněž povinnost oznamovat změny svých osobních údajů a doložit, že k takové změně došlo. Žádost o opravu osobních údajů je možné uplatnit písemnou formou na adresu sídla společnosti ADMIN P2P S.R.O.

3. Právo na výmaz

   Dle čl. 16 GDPR bude mít subjekt údajů právo na opravu nepřesných osobních údajů, které o něm bude společnost ADMIN P2P S.R.O. zpracovávat. Zákazník společnosti ADMIN P2P S.R.O., má rovněž povinnost oznamovat změny svých osobních údajů a doložit, že k takové změně došlo. Žádost o opravu osobních údajů je možné uplatnit písemnou formou na adresu sídla společnosti ADMIN P2P S.R.O.

4. Právo na omezení zpracování

   Dle čl. 18 GDPR má subjekt údajů do doby vyřešení podnětu právo na omezení zpracování, pokud bude popírat přesnost osobních údajů, důvody jejich zpracování nebo pokud podá námitku proti jejich zpracování, a to písemnou formou na adresu sídla společnosti ADMIN P2P S.R.O.

5. Právo na oznámení opravy, výmazu nebo omezení zpracování

   Subjekt údajů má také dle čl. 19 GDPR právo na oznámení ze strany společnosti ADMIN P2P S.R.O. v případě opravy, výmazu nebo omezení zpracování osobních údajů. Na základě písemné žádosti subjektu údajů na adresu sídla společnosti lze poskytnout oznámení ze strany ADMIN P2P S.R.O.

6. Právo na přenositelnost osobních údajů

   Čl. 20 GDPR přiznává subjektu údajů právo na přenositelnost údajů, které se ho týkají a které poskytl správci, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo požádat písemnou formou na adresu sídla společnosti ADMIN P2P S.R.O. o předání těchto údajů jinému správci. Žádosti nelze vyhovět, pokud by v konkrétním případě mohlo dojít k negativnímu dotčení práv a svobod třetích subjektů.

7. Právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů

   Dle čl. 21 GDPR má subjekt údajů právo vznést námitku proti zpracování jeho osobních údajů z důvodu oprávněného zájmu společnosti ADMIN P2P S.R.O. Je na společnosti ADMIN P2P S.R.O., aby prokázala existenci oprávněného důvodu pro zpracování, který převažuje nad zájmy nebo právy a svobodami subjektu údajů. V opačném případě společnost ADMIN P2P S.R.O. zpracování na základě námitky ukončí bez zbytečného odkladu. Námitku je možné uplatnit písemnou formou na adresu sídla společnosti ADMIN P2P S.R.O.

8. Právo na odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů

   Souhlas se zpracováním osobních údajů je kdykoli odvolatelný. Odvolání souhlasu je možné kdykoliv, a to stejnou formou, jakou byl učiněn.

Automatizované rozhodování

Společnost ADMIN P2P s.r.o. neprovádí automatizované rozhodování.

Kontakt na Úřad pro ochranu osobních údajů

Subjekt má právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů.

Kontakt na odpovědnou osobu:

Adresa: Václavské náměstí 2132/47, 110 00 Praha 1

E-mail: admin@bankerat.cz